Privacyverklaring van Eventdossier
Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij verwerken als je deze site bezoekt of het contactformulier invult, en over de gegevens die in een evenementendossier terechtkomen. De Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, en de Uitvoeringswet AVG zijn daarbij leidend.
Wie verantwoordelijk is
Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, de uitgever van Eventdossier. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alles wat met privacy te maken heeft, kun je terecht bij jimenezjulien42@gmail.com. Je bericht komt bij Jimenez Julien terecht, die de site zelf beheert.
Welke gegevens wij verwerken
Deze site is een vitrine. Er is geen account, geen webshop en geen profiel dat wij van je opbouwen. Wij verwerken alleen wat je zelf achterlaat.
- Contactformulier. Je naam, je e-mailadres, eventueel de naam van je bedrijf, vereniging of stichting, je keuze in het veld over het pakket of de demo, en de tekst waarin je je situatie beschrijft.
- E-mail. Als je rechtstreeks mailt: je e-mailadres, je naam en de inhoud van je bericht, plus wat je zelf meestuurt als bijlage.
- Technische gegevens. Voor de levering en de beveiliging van de site verwerkt onze hostingpartij logbestanden met onder meer het IP-adres, het tijdstip van het bezoek en de opgevraagde pagina.
Wij gebruiken geen tracking, geen advertentienetwerken en geen statistiekdienst die jou als bezoeker volgt. Zie daarvoor ook het cookiebeleid.
Gegevens die in een evenementendossier terechtkomen
Een evenementendossier is geen neutraal document. Er staan vrijwel altijd persoonsgegevens in, en het is goed om te weten om welke het gaat voordat je ze vastlegt.
- Namen, telefoonnummers en taken van coordinatoren, terreinmeesters, barmedewerkers, EHBO'ers en beveiligers.
- Contactgegevens van leveranciers, verhuurders van hekwerk en tenten, en van je contactpersoon bij de gemeente.
- Roosters waaruit blijkt wie wanneer aanwezig is.
Voor die gegevens ben jij als organisator de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft. Je kunt de verwerkingen die in het dossier plaatsvinden opnemen in je eigen verwerkingsregister, bedoeld in artikel 30 AVG.
Let op met gezondheidsgegevens. Aantekeningen over de gezondheid van een vrijwilliger of een bezoeker zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Zet die niet in het algemene dossier en niet in de bijlage die naar de gemeente gaat. Een EHBO-registratie hoort in een apart, afgeschermd deel met een beperkte kring van mensen die erbij kan.
Waarom wij die gegevens gebruiken
Wij gebruiken je gegevens om je vraag te beantwoorden, een demo in te plannen, een offerte te maken en, als je klant wordt, om de dienst te leveren en te factureren. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst met jou of de stappen die daaraan voorafgaan, en voor de beveiliging van de site ons gerechtvaardigd belang om die site werkend en veilig te houden.
Wij verkopen je gegevens niet, verhuren ze niet en gebruiken ze niet voor reclame van anderen. Je krijgt geen nieuwsbrief tenzij je daar zelf om vraagt.
Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt, verwijderen wij zodra het contact daarover is afgerond. Leidt je aanvraag wel tot een overeenkomst, dan bewaren wij de gegevens zolang die overeenkomst loopt.
Voor facturen en de bijbehorende administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is die termijn 10 jaar, maar die situatie doet zich bij deze dienst niet voor. Dossiers die jij in de dienst hebt aangemaakt, blijven van jou: je kunt ze op elk moment als pdf exporteren en je kunt vragen om verwijdering.
Ontvangers en doorgifte
De site en de afhandeling van het contactformulier lopen via Netlify, dat daarbij optreedt als verwerker. Voor e-mail gebruiken wij een gangbare e-maildienst. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij vast wat zij wel en niet mogen, zoals artikel 28 AVG vereist.
De gegevens die in de dienst worden opgeslagen, blijven op servers binnen de Europese Unie. Verder geven wij gegevens alleen door als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Beveiliging en datalekken
Wij beveiligen de verbinding met de site, beperken de toegang tot gegevens tot wie die nodig heeft en werken in de dienst met rollen, zodat een vrijwilliger niet automatisch het hele dossier ziet.
Gaat er ondanks alles iets mis, dan registreren wij dat intern. Een datalek melden wij binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Als het lek een hoog risico voor jou meebrengt, informeren wij jou ook zelf.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden een verzoek binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; in dat geval laten wij je dat binnen die eerste maand weten.
Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee je aantoont dat het verzoek van jou komt.
Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken wij het samen uit. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.
Wijzigt deze verklaring, dan passen wij de datum bovenaan deze pagina aan. Vragen over deze tekst kun je stellen via het contactformulier.