Waar moet je op letten als je de calamiteitenroute op je terreinplattegrond tekent?

De calamiteitenroute is de belangrijkste lijn op je plattegrond, en tegelijk de lijn die het vaakst pas op de opbouwdag wordt bedacht. Dan blijkt de bierwagen precies op de doorgang te staan. Dit stappenplan brengt je van een lege ondergrond naar een tekening waarop hulpdiensten in een oogopslag zien hoe ze bij je publiek komen.

Waarom de route eerder komt dan de zones

Op een plattegrond staan twee soorten dingen: wat jij er neerzet en wat er vrij moet blijven. De meeste organisatoren beginnen bij het eerste. Ze tekenen het podium, de kramen en de tap, en zoeken daarna een route die er nog tussendoor past. Dat gaat bijna altijd mis, want de ruimte die overblijft is zelden de ruimte die een voertuig nodig heeft.

Draai het om. Trek eerst de lijn waarlangs een ambulance of een blusvoertuig moet kunnen rijden, en bouw je terrein daaromheen. Dan verplaats je op papier een kraam die anders op de dag zelf met vier man opzij moet.

Stap 1: kies een ondergrond en zet er een schaal bij

Begin met een ondergrond waarop de vaste omgeving klopt: gevels, stoepranden, bomen, putdeksels, paaltjes en hoogteverschillen. Een uitsnede van een kaart met de juiste verhoudingen is genoeg; een handgetekende schets zonder maatvoering is dat niet.

Zet altijd drie dingen in de hoek van de tekening: een schaalaanduiding, een noordpijl en de datum met het versienummer. Een behandelaar die twee versies naast elkaar legt, moet zonder te vragen kunnen zien welke de nieuwste is.

Stap 2: teken de grens van het terrein en alle doorgangen

Geef aan waar het publiek wel en niet mag komen, en waarmee je die grens maakt: dranghekken, bouwhekken, linten of gevels. Teken vervolgens elke doorgang in die grens, ook de doorgangen die je alleen tijdens de opbouw gebruikt.

• Publieksingangen, met de plek waar mensen staan te wachten.
• Uitgangen, inclusief de nooduitgangen die normaal dicht zijn.
• De toegang voor leveranciers en de tijden waarop die open is.
• Het punt waar de calamiteitenroute het terrein binnenkomt.

Noteer per doorgang wie hem bemenst en wie de sleutel of het slot van een hek heeft. Een hek dat op slot zit en waarvan niemand de sleutel bij zich draagt, is geen nooduitgang.

Stap 3: trek de calamiteitenroute van de openbare weg naar het hart van je terrein

Teken de route in een aparte kleur en met een doorlopende lijn, vanaf het punt waar een voertuig van de openbare weg af komt tot bij het podium of de EHBO-post. Onderbreek die lijn nergens. Waar de route langs een obstakel moet, teken je het obstakel er ook echt bij, zodat zichtbaar is hoeveel ruimte er overblijft.

De vereiste breedte, hoogte en draaicirkel verschillen per gemeente en per veiligheidsregio. Vraag die maten op bij de behandelaar of bij de brandweer en zet ze letterlijk in de legenda, met de bron erbij. Zo hoeft een adviseur niet te controleren of jij van dezelfde getallen uitgaat als hij.

Punten die je op de lijn markeert

• Het aanrijpunt vanaf de openbare weg, met de straatnaam erbij.
• De opstelplaats voor een ambulance, zo dicht mogelijk bij de EHBO-post.
• De opstelplaats voor een blusvoertuig, bij voorkeur met zicht op het podium.
• De brandkranen of andere bluswatervoorzieningen in de omgeving.
• Het verzamelpunt waar je publiek naartoe gaat bij een ontruiming.
• De plek waar de coordinator staat en bereikbaar is.

Stap 4: leg de zones vast rond de route

Pas nu vul je het terrein in. Werk met zones in plaats van losse objecten: een horecazone, een podiumzone, een kinderzone, een technische zone met aggregaat en kabels, en een zone voor opslag en leeg fust. Zones lezen sneller en sluiten aan op de blokken in je veiligheidsplan, zoals beschreven in de checklist voor het veiligheidsplan van je evenement.

Zone	Wat erin staat	Aandachtspunt voor de route
Podium	Podium, geluid, licht, backstage	Grootste publieksdruk, route mag hier niet doorheen lopen
Horeca	Tap, koeling, eetkramen, statafels	Aan- en afvoer botst met looproutes van bezoekers
Kinderen	Attractietoestellen, schminktafel	Toestellen hebben een vrije valzone en een logboek
Techniek	Aggregaat, verdeelkasten, kabelbruggen	Kabels nooit los over de route leggen
Zorg	EHBO-post, rustplek	Moet bereikbaar zijn met een brancard en met een voertuig
Logistiek	Opslag, containers, leeg fust	Vult ongemerkt de doorgang die je vrij wilde houden

Voor de kinderzone geldt dat de beheerder van een attractie- of speeltoestel volgens het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen een logboek bijhoudt met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen. Zet in je legenda per toestel waar dat logboek te vinden is. Voor de technische zone is NEN 3140 de norm voor de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen.

Stap 5: teken de obstakels die er alleen op de dag zelf zijn

Op een kale kaart lijkt elke straat breed genoeg. Op de dag zelf staan er dingen die op geen enkele ondergrond zijn ingetekend. Loop het terrein daarom een keer af met je tekening in de hand en vul aan.

• Geparkeerde auto's van bewoners en de bakfietsen bij de gevel.
• Terrassen, plantenbakken en fietsenrekken.
• Kabelbruggen, tentharingen en scheerlijnen die uitsteken.
• Uitgeklapte luifels, banners en spandoeken boven de route.
• Afvalcontainers en de plek waar leveranciers hun pallets neerzetten.
• Overhangende takken die de vrije hoogte beperken.

Staan er bomen op of langs je terrein, houd dan rekening met de zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 en artikel 6:174 van het Burgerlijk Wetboek. Visual Tree Assessment is de gangbare methodiek voor een periodieke boomveiligheidscontrole, en de uitkomst daarvan is een prima bijlage. Valt je evenement in het broedseizoen, dan geldt bovendien de zorgplicht voor beschermde soorten en broedvogels, die per 1 januari 2024 in de Omgevingswet is opgegaan.

Stap 6: controleer de route bij regen en in het donker

Een route die bij daglicht op gras werkt, is na een dag regen soms onbruikbaar. Loop daarom drie situaties na en noteer per situatie wat je doet.

1. Nat weer. Wordt de ondergrond te zacht voor een zwaar voertuig? Leg dan rijplaten of verleg de route naar verharding.
2. Duisternis. Is de route na zonsondergang te volgen? Markeer hem met verlichting of reflectie, en zorg dat die verlichting op de noodstroom zit.
3. Volle bak. Blijft de route vrij als het publiek zich verplaatst na een optreden? Zet dan hekken of vrijwilligers op de punten waar mensen anders doorheen lopen.

Stap 7: laat de tekening lezen door iemand die er niet aan meewerkte

Geef je plattegrond aan iemand die het terrein niet kent en stel drie vragen: waar kom je binnen met een ambulance, waar staat de EHBO-post, en waar gaat het publiek heen bij een ontruiming? Kan die persoon dat in korte tijd aanwijzen, dan is de tekening goed. Moet er uitleg bij, dan mist er iets in de legenda.

Zorg ten slotte dat de tekening overeenkomt met de rest van je dossier: dezelfde zonenamen, dezelfde tijden, dezelfde contactpersoon. Verschillen tussen plattegrond en tekst zijn een van de meest voorkomende redenen waarom een aanvraag stilvalt, zoals te lezen is in het overzicht van fouten waardoor aanvragen blijven liggen.

Wat je na afloop met de tekening doet

Maak tijdens het evenement foto's van de plekken waar het krap was, en teken op je exemplaar aan wat er anders stond dan gepland. Die aantekeningen zijn volgend jaar meer waard dan het hele oorspronkelijke plan. Hoe zo'n jaarrondje er in de praktijk uitziet, staat beschreven in het geschetste voorbeeld van een buurtfeest van aanvraag tot evaluatie.

Conclusie: een tekening die je hele dossier bij elkaar houdt

De calamiteitenroute is geen verplicht nummer voor de gemeente, maar de lijn waarlangs alles op je terrein zich ordent. Wie die lijn als eerste trekt, hoeft op de opbouwdag niets meer te verschuiven en kan aan elke adviseur in een zin uitleggen hoe zijn terrein werkt.

In de terreineditor van Eventdossier teken je de zones en de route op een ondergrond met schaal, koppel je elke maatregel uit je veiligheidsplan aan een zone en exporteer je een plattegrond met legenda voor je aanleverpakket. De gedachte achter die werkwijze staat op de pagina over de maker van Eventdossier.

Heb je een terrein waarvan je niet zeker weet of de route klopt? Beschrijf het via het contactformulier, dan kijken we samen naar de doorgangen, de zones en de punten die je gemeente zal opvragen.