Welke onderdelen horen er thuis in het veiligheidsplan dat je met de hulpdiensten deelt?

Een veiligheidsplan is geen opstel voor de gemeente, maar het document waarmee de brandweer, de geneeskundige hulpverlening en de politie beoordelen of jouw terrein werkbaar is. Ze lezen het snel en gericht, en ze zoeken steeds dezelfde onderdelen. Deze checklist loopt die onderdelen langs, blok voor blok, zodat je niets vergeet en niets dubbel opschrijft.

Waarvoor het plan dient, en waarvoor niet

Het veiligheidsplan beschrijft welke risico's je op je terrein ziet, welke maatregelen je daartegen neemt en wie er ingrijpt als het toch misgaat. Het is bedoeld voor twee soorten lezers tegelijk: de adviseur die het vooraf beoordeelt en de coordinator die het tijdens het evenement erbij pakt. Die tweede lezer wordt het vaakst vergeten.

Wat het plan niet is: een verzameling algemene teksten over veiligheid. Zinnen als "wij hechten veel waarde aan de veiligheid van onze bezoekers" leveren geen enkel advies op. Elke regel moet iets vaststellen dat op jouw terrein waar is, liefst met een plek en een naam erbij.

Een goed veiligheidsplan kun je op de dag zelf openslaan op de juiste bladzijde. Een slecht plan lees je pas terug als er iets is misgegaan.

Blok 1: de kop van het plan

De eerste bladzijde bevat de gegevens waar een adviseur meteen naar zoekt. Zet ze bij elkaar en herhaal ze nergens anders, zodat er maar een plek is die je moet bijwerken.

• Naam van het evenement, de organisatie en de rechtsvorm.
• Locatie, met adres en een omschrijving van het terrein.
• Datums en tijden van opbouw, uitvoering en afbouw, per dagdeel.
• Het verwachte aantal bezoekers, en of ze tegelijk of verspreid komen.
• Het karakter van het publiek: gezinnen, sporters, buurtbewoners, bezoekers die alcohol drinken.
• De naam en het mobiele nummer van de veiligheidscoordinator, en van diens vervanger.
• Het versienummer en de datum van deze versie.

Dat laatste punt lijkt formeel maar is het niet. Zodra de gemeente vragen stelt, ontstaan er meerdere versies. Zonder versienummer weet niemand meer welk plan er op het terrein ligt.

Blok 2: het terrein en de bezoekersstromen

Dit blok hoort een op een aan te sluiten op je tekening. Verwijs per alinea naar een zone, zodat de lezer nooit hoeft te zoeken. Hoe je die tekening maakt, staat beschreven in het stappenplan voor de calamiteitenroute op je terreinplattegrond.

• De grens van het terrein en de manier waarop die is afgezet.
• Alle ingangen en uitgangen, met de breedte en de bezetting per ingang.
• De looproutes tussen podium, tap, sanitair en eetkramen, en waar die elkaar kruisen.
• De plekken waar het druk wordt: voor het podium, bij de tap, bij de uitgang aan het eind van de avond.
• De vluchtwegen en de verlichting daarvan bij duisternis.
• De aanrijroute voor hulpdiensten, met de opstelplaats voor een ambulance.
• De plek van de EHBO-post en hoe die bereikbaar is met een brancard.

Wat je bij drukte doet

Beschrijf niet alleen hoeveel mensen je verwacht, maar ook wat je doet als het drukker wordt dan gedacht. Wie telt er mee bij de ingang, wanneer sluit je tijdelijk, en wie mag dat besluit nemen? Een adviseur leest die drie zinnen liever dan een halve bladzijde over de sfeer op het terrein.

Blok 3: de bezetting en de communicatie

Het plan moet duidelijk maken wie er waar staat en hoe die mensen elkaar bereiken. Vermeld functies met namen erachter, niet alleen functies.

• De veiligheidscoordinator en de plek waar hij of zij te vinden is.
• De bezetting per zone en per dagdeel, met wisselmomenten.
• De beveiligers, met hun aantal en de tijden waarop ze aanwezig zijn.
• De EHBO-bezetting en hun kwalificaties.
• De verkeersregelaars en hun instructie.
• De portofoonkanalen en wie er op welk kanaal zit.
• Een korte telefoonlijst met de nummers die je tijdens het evenement echt nodig hebt.

Werk je met een vaste ploeg die ook opbouwt, houd er dan rekening mee dat een VCA-diploma tien jaar geldig is, en dat een Verklaring Omtrent het Gedrag wordt afgegeven door Justis. Vraag beide op tijd op, want ze zijn niet dezelfde dag geregeld.

Blok 4: de scenario's

Dit is het blok waar adviseurs het langst naar kijken. Beschrijf per scenario de eerste handeling, de persoon die die handeling doet en het moment waarop je opschaalt naar de hulpdiensten. Een tabel werkt hier beter dan lopende tekst.

Scenario	Eerste actie	Wie	Opschalen naar
Onwel geworden bezoeker	EHBO ter plaatse, looproute vrijhouden	Dichtstbijzijnde teamlid	112 via de coordinator
Brand in een kraam of tent	Blussen indien mogelijk, zone ontruimen	Kraamhouder en zonehoofd	Brandweer, coordinator waarschuwt
Zware regen of harde wind	Tenten en banners controleren, podium stilleggen	Technisch verantwoordelijke	Coordinator, daarna gemeente
Vechtpartij of overlast	Betrokkenen scheiden, ruimte maken	Beveiliging	Politie
Vermist kind	Signalement doorgeven op alle kanalen	Coordinator	Politie na afgesproken tijd
Stroomuitval	Noodverlichting aan, geluid uit, publiek toespreken	Technisch verantwoordelijke	Leverancier aggregaat
Ontruiming van het terrein	Vast bericht omroepen, uitgangen bemensen	Alle zonehoofden	Hulpdiensten ter plaatse

Schrijf het omroepbericht voor een ontruiming letterlijk uit en neem het op als bijlage. Wie het onder druk moet formuleren, zegt bijna altijd iets anders dan bedoeld.

Blok 5: eten, drinken en attracties

Dit blok raakt regels die los van je vergunning altijd gelden. Benoem ze kort en concreet, want juist hier stellen adviseurs graag een vervolgvraag.

• Wie er alcohol schenkt, waar dat gebeurt en hoe je de leeftijdsgrens van 18 jaar uit de Alcoholwet controleert.
• Hoe je omgaat met voedselveiligheid: bedrijven werken volgens de HACCP-principes uit EU-verordening 852/2004, en kleine ondernemers mogen een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals die voor de horeca.
• Hoe bezoekers aan allergeneninformatie komen. EU-verordening 1169/2011 wijst veertien allergenen aan, en ook bij onverpakte producten moet die informatie beschikbaar zijn.
• Welke attractie- en speeltoestellen er staan. De beheerder houdt volgens het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen een logboek bij met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen; de veiligheidseisen voor speeltoestellen staan in de normenreeks NEN-EN 1176.
• Welke keuringen er zijn gedaan aan materieel: hijs- en hefgereedschap moet volgens het Arbobesluit ten minste eenmaal per jaar worden gekeurd, en NEN 3140 beschrijft de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen.

Deze punten staan uitgebreider beschreven in het overzicht van wetten die je evenemententerrein raken.

Blok 6: mensen en gegevens

Een veiligheidsplan bevat bijna altijd persoonsgegevens: roosters, telefoonnummers, soms medische bijzonderheden van vrijwilligers. De Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing sinds 25 mei 2018, vraagt dat je die gegevens beperkt, beveiligt en niet verder verspreidt dan nodig.

• Houd het rooster met persoonsgegevens apart van de bijlage die naar de gemeente gaat.
• Neem gezondheidsgegevens niet zomaar op; die vallen onder artikel 9 van de AVG en gelden als bijzondere persoonsgegevens.
• Neem de verwerkingen rond je vrijwilligers op in het verwerkingsregister dat artikel 30 van de AVG voorschrijft.
• Spreek af wie er meldt als er iets misgaat met gegevens: een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij een risico onwaarschijnlijk is.

Blok 7: de bijlagen

Bijlagen horen bij het onderdeel waar ze bij horen, niet in een aparte map achteraan. Reken op de plattegrond met legenda, de keuringsrapporten van tenten, tribunes en attracties, het verzekeringsbewijs, de certificaten van beveiligers, de instructie voor verkeersregelaars, het draaiboek per dagdeel en het uitgeschreven omroepbericht.

Werk je met betaalde krachten, dan speelt daarnaast de Arbowet mee. Elke werkgever moet een risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak hebben; werkgevers met ten hoogste 25 werknemers mogen daarvoor een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven de uitkomst dan niet te laten toetsen. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt toezicht op de arbeidsomstandigheden op je terrein.

Hoe je het plan bruikbaar houdt op de dag zelf

Print het plan niet alleen als geheel, maar maak per rol een uittreksel van een bladzijde: wat doe jij, waar sta je, wie bel je. Hang de plattegrond met de calamiteitenroute op bij de ingang, de tap en de EHBO-post. Loop het scenario voor ontruiming een keer hardop door met de zonehoofden voordat het publiek binnenkomt.

En bewaar het plan na afloop met je aantekeningen erin. De editie van volgend jaar begint niet bij nul, maar bij de zinnen die je op de avond zelf hebt doorgestreept. Hoe dit plan in de rest van je aanvraag past, lees je in de gids voor het aanvragen van een evenementenvergunning.

Conclusie: een plan dat meegroeit met je terrein

Deze checklist is lang, maar geen enkel blok is optioneel. Het verschil tussen een plan dat werkt en een plan dat blijft liggen, zit in de koppeling: elke maatregel wijst naar een zone, elke zone staat op de tekening, elke bijlage hangt aan het onderdeel waar hij bij hoort.

Precies dat verband legt het veiligheidsplan in Eventdossier voor je vast. Je tekent de zones, schrijft de maatregelen bij die zones, hangt de keuringen aan het juiste toestel en houdt de persoonsgegevens buiten het aanleverpakket. De achtergrond van die aanpak staat op de pagina over de maker van Eventdossier.

Wil je jouw plan een keer naast deze checklist leggen? Stuur je situatie via het contactformulier, dan lopen we samen na welke blokken bij jouw evenement zwaarder wegen.