De plattegrond leeft in drie versies
Een schets op papier, een tekening van de hekverhuurder en een screenshot in de appgroep. Bij het vooroverleg met de gemeente blijkt dat de EHBO-post op alle drie ergens anders staat.
Zone 00, startpunt
Je evenement in een dossier dat de gemeente meteen begrijpt
Eventdossier legt de vergunningaanvraag, het veiligheidsplan, de terreinplattegrond en de calamiteitenroute vast in dezelfde volgorde waarin het loket ze vraagt.
- Zones, hekwerk en doorgangen op een plattegrond met maten
- Veiligheidsplan met namen, telefoonnummers en taken
- Bijlagen gebundeld, klaar om aan te leveren als pdf
- Volgend jaar begin je met de editie van dit jaar
Terrein, schematisch Route vrij
Podium en publieksvakOpstelling, geluidsrichting, breedte van de vluchtwegen
Tap en keukenLeeftijdscontrole en allergenen
EHBO-postBemensing per dagdeel
SanitairAantal units en lediging
HoofdingangTelling en tassencontrole
Calamiteitenroute, 4,5 meter vrij
- Publiekszone
- Route en toegang
- Voorzieningen
Stap 01, de situatie
Het dossier bestaat, maar het ligt op zeven plekken
Wie een buurtfeest, een festival of een sportdag organiseert, verzamelt in de praktijk een halve archiefkast. Het probleem is zelden dat de informatie ontbreekt. Het probleem is dat niemand de laatste versie kan aanwijzen.
Het veiligheidsplan is van vorig jaar
De namen kloppen niet meer, de coordinator is gestopt en het nummer van de terreinmeester staat alleen in de telefoon van iemand die dat weekend op vakantie is.
De aanvraag valt stil op een bijlage
Een behandelaar vraagt om een ontbrekend stuk, die vraag komt binnen op een prive-mailadres en het antwoord blijft twee weken liggen. De klok van de procedure loopt intussen door.
Kennis loopt met vrijwilligers de deur uit
Alles wat vorig jaar goed ging, zat in het hoofd van twee mensen. Wie het overneemt, begint feitelijk opnieuw en herhaalt de fouten die al een keer waren opgelost.
Stap 02, de opbouw
Vier stappen van leeg terrein naar compleet dossier
Eventdossier volgt de weg die je toch al aflegt. Je tekent, je beschrijft, je verzamelt en je levert aan. Alleen staat alles nu op een plek en zie je meteen wat er nog open staat.
-
Teken het terrein en de zones
Zet podium, horeca, sanitair, EHBO en toegangen op de plattegrond, met de maten van doorgangen en de plaats van het hekwerk. De calamiteitenroute tekent mee en blijft zichtbaar vrij.
-
Beschrijf de veiligheid in gewone taal
Per zone leg je vast wie verantwoordelijk is, hoeveel mensen er staan, wat er gebeurt bij slecht weer en wie belt bij een incident. Namen en nummers staan bij de taak, niet in een losse lijst.
-
Verzamel de bijlagen bij het onderdeel
Keuringsbewijzen, verzekeringspolis, constructiegegevens van de tent, afspraken met de beveiliging en het logboek van attractietoestellen hangen aan de zone waar ze over gaan.
-
Lever aan en bewaar de editie
Je exporteert het dossier als pdf in de volgorde die je gemeente vraagt. Na afloop schrijf je de evaluatie erbij, zodat de volgende editie begint met wat je nu weet.
Stap 03, het gereedschap
Wat er in Eventdossier zit
Geen bouwpakket met honderd knoppen, maar de onderdelen die een organisator van een evenement echt aanraakt.
Terreineditor met zones
Sleep zones op je plattegrond, geef ze een naam, een oppervlakte en een verantwoordelijke. Doorgangen en vluchtwegen houden hun eigen markering, zodat je ziet wanneer een kraam een route dichtzet.
Veiligheidsplan met vaste kop
Een opzet die de onderdelen aanhoudt die een gemeente doorgaans vraagt: bezoekersprofiel, capaciteit, gezondheidszorg, communicatie, weerscenario en ontruiming. Jij vult in, de opbouw staat.
Draaiboek per dagdeel
Opbouw, doorloop en afbouw op een tijdlijn, met wie er op dat moment op het terrein is. Vrijwilligers zien alleen hun eigen blok en de nummers die ze op dat moment nodig hebben.
Bijlagen met vervaldatum
Elke bijlage krijgt een datum. Loopt een keuring of een polis af voor de dag van je evenement, dan staat dat rood in het overzicht in plaats van dat je het achteraf ontdekt.
Rollen voor je organisatie
Bestuur, terreinmeester, barteam, EHBO en beveiliging krijgen elk hun eigen blik op het dossier. Persoonsgegevens van vrijwilligers zitten in een apart deel dat niet meegaat in de export.
Aanleverpakket voor de gemeente
Een knop maakt een gebundelde pdf met inhoudsopgave, of losse bestanden per onderdeel als jouw loket dat wil. De bestandsnamen zijn leesbaar, dus een behandelaar hoeft niet te zoeken.
Versies en aantekeningen
Elke wijziging is terug te zien: wie, wanneer en wat. Vragen van de gemeente noteer je bij het onderdeel waar ze over gaan, met het antwoord dat je hebt gegeven.
Jaararchief
Afgelopen edities blijven bewaard met plattegrond, plan en evaluatie. Je kopieert een editie en past aan wat verandert, in plaats van elk jaar met een leeg document te beginnen.
Stap 04, de winst
Wat je ervoor terugkrijgt
In de taal van het terrein: minder heen en weer met het loket, minder onrust in de week voor de opbouw en minder afhankelijkheid van een enkel hoofd.
Een aanvraag die in een keer compleet is
Voor je verstuurt zie je welke onderdelen nog leeg zijn. Dat scheelt de ronde waarin een behandelaar om stukken moet vragen en jij opnieuw weken kwijt bent.
Rust in de week van de opbouw
De terreinmeester opent het dossier op de telefoon en ziet de plattegrond, de leveranciers en de nummers. Niemand hoeft nog door een appgroep te scrollen.
Overdracht zonder kennisverlies
Stopt een bestuurslid, dan blijft het werk staan. De opvolger leest het dossier van vorig jaar en ziet welke keuzes zijn gemaakt en waarom.
Een verhaal dat klopt bij controle
Komt er een toezichthouder langs, dan laat je zien wat je hebt geregeld: keuringen, logboeken, afspraken en wie waar stond. Alles op datum, niet in losse mappen.
Vrijwilligers die weten wat er van ze wordt verwacht
Iedereen krijgt zijn eigen blok met taken en tijden. Dat scheelt vragen op de dag zelf en voorkomt dat twee mensen hetzelfde doen terwijl de kassa onbemand staat.
Een archief dat je mag laten zien
Bestuur, subsidiegever of verzekeraar krijgt de onderbouwing van een editie zonder dat jij een avond zit te zoeken in oude mailboxen.
Stap 05, de afspraken
Wat je van ons mag verwachten, en wat niet
Eventdossier is een hulpmiddel, geen goedkeuring. Daarom zeggen we hier zo precies mogelijk wat het wel doet, waar het op steunt en wie erachter zit.
Wel en niet
- Wel: je dossier ordenen, bewaken wat ontbreekt en aanleveren in de gevraagde volgorde.
- Wel: versies en aantekeningen vasthouden, ook na afloop van het evenement.
- Niet: de vergunning aanvragen of verlenen, dat blijft tussen jou en je gemeente.
- Niet: juridisch advies geven of beoordelen of jouw opzet veilig genoeg is.
De regels waarop we aanhaken
- De evenementenvergunning volgt uit de plaatselijke verordening van je gemeente, en sinds 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking voor de fysieke leefomgeving.
- De Alcoholwet heet sinds 1 juli 2021 zo en houdt een leeftijdsgrens van 18 jaar aan voor het verstrekken van alcohol.
- Het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen verplicht de beheerder tot een logboek met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen, met de NVWA als toezichthouder.
- Hijs- en hefgereedschap moet volgens het Arbobesluit ten minste eenmaal per jaar worden gekeurd, en NEN 3140 beschrijft de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen.
Gegevens en privacy
- De gegevens blijven op servers binnen de Europese Unie.
- De AVG, van toepassing sinds 25 mei 2018, is leidend en de Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht.
- Je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt, en de verwerkingen passen in het register van artikel 30 AVG.
- Een datalek melden wij zo snel mogelijk aan jou, zodat je binnen de termijn van 72 uur naar de Autoriteit Persoonsgegevens kunt handelen.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Een geschetste situatie, geen klantverhaal
Stel: een wijkvereniging houdt een zomerfeest op een pleintje. In de terreineditor staan vier zones, een tapzone met leeftijdscontrole en een route van 4,5 meter breed voor hulpdiensten. Twee weken voor de dag zelf loopt de keuring van het springkussen af. Dat komt rood in het overzicht en de verhuurder stuurt op tijd een nieuw keuringsbewijs. Bij de aanvraag gaat het hele pakket in een keer mee.
Dit voorbeeld is bedacht om te laten zien hoe het dossier werkt. Het is geen citaat en geen beschrijving van een bestaande klant.
Achter Eventdossier zit Jimenez Julien, die de software bouwt en de teksten schrijft. Lees waarom hij aan dit onderwerp werkt.
Stap 06, de kosten
Drie pakketten, gekozen op de omvang van je terrein
Alle bedragen zijn per maand en exclusief 21 procent btw. Je kunt per maand opzeggen en je dossiers blijven exporteerbaar als pdf.
Buurtfeest
19 euro
per maand, exclusief btw- Een lopend evenement tegelijk
- Drie mensen met toegang
- Terreineditor en veiligheidsplan
- Export als pdf voor de gemeente
- Archief van je afgelopen edities
Podium
39 euro
per maand, exclusief btw- Vijf evenementen tegelijk in voorbereiding
- Vijftien mensen met een eigen rol
- Draaiboek per dagdeel en takenlijst
- Bijlagen met bewaking van vervaldatums
- Aantekeningen bij vragen van de gemeente
Terrein
79 euro
per maand, exclusief btw- Onbeperkt evenementen en locaties
- Je hele organisatie, met rollen en rechten
- Meerdere terreinen naast elkaar
- Sjablonen voor terugkerende edities
- Voorrang bij vragen over je opzet
Twijfel je welk pakket past? Beschrijf je evenement in het formulier hieronder, dan zeggen we eerlijk welk pakket volstaat, ook als dat het goedkoopste is.
Stap 07, de vragen
Veelgestelde vragen
De vragen die organisatoren als eerste stellen, met het antwoord dat wij ook aan de telefoon zouden geven.
Vervangt Eventdossier de aanvraag bij de gemeente?
Nee. De aanvraag dien je zelf in bij je gemeente, via het loket dat zij voorschrijft. Eventdossier zorgt dat je plattegrond, veiligheidsplan, draaiboek en bijlagen compleet en op volgorde klaarstaan, zodat je het formulier in een keer kunt invullen en meesturen.
Is dit ook bruikbaar voor een klein buurtfeest?
Ja. Je begint met een leeg terrein en zet er alleen de zones op die je echt hebt: een podium, een tap, een EHBO-post en de route voor hulpdiensten. Een straatfeest heeft daarmee een dossier van een paar pagina's, een meerdaags festival groeit door in hetzelfde model.
Waar blijven onze gegevens en hoe zit het met de AVG?
De gegevens blijven op servers binnen de Europese Unie en de AVG, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, is leidend. Je kunt je verwerkingsregister zoals bedoeld in artikel 30 AVG aanvullen met de verwerkingen die in het dossier plaatsvinden, en je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt.
Kunnen vrijwilligers meekijken zonder alles te zien?
Ja. Je geeft per persoon een rol: coordinatoren zien het hele dossier, een barteam ziet alleen het deel over de tap en de leeftijdscontrole, en hulpdiensten krijgen de plattegrond met de calamiteitenroute. Persoonsgegevens van vrijwilligers staan apart en gaan niet mee in de bijlage die je verstuurt.
Kan ik het dossier van vorig jaar hergebruiken?
Ja. Je kopieert de editie van vorig jaar, past de datums, de zones en de contactpersonen aan en ziet in het overzicht wat er nog open staat. De oude editie blijft als versie bewaard, inclusief de aantekeningen uit de evaluatie.
Houdt Eventdossier de regels voor mij bij?
Nee, Eventdossier is geen juridisch advies en beslist niets voor je. Het dossier verwijst wel naar punten die in Nederland vastliggen, zoals de leeftijdsgrens van 18 jaar in de Alcoholwet en het logboek dat het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen vraagt, zodat je ze niet vergeet af te vinken.
Wat kost het en zit ik ergens aan vast?
De pakketten kosten 19, 39 of 79 euro per maand, exclusief 21 procent btw. Je kunt per maand opzeggen en je exporteert je dossiers op elk moment als pdf, zodat je archief van jou blijft.
Kan de gemeente rechtstreeks in het dossier kijken?
Alleen als jij dat wilt. Standaard lever je aan zoals de gemeente vraagt: een pdf per onderdeel of een gebundeld dossier. Wil een behandelaar meekijken, dan deel je een leeslink die je zelf weer kunt intrekken.
Stap 08, verdieping
Laatste artikelen uit het dossier
Praktische stukken over vergunning, veiligheid en terrein, geschreven voor mensen die het evenement er meestal naast doen.
Trends en ontwikkelingen
Wanneer merk je als organisator iets van de digitale vergunningverlening bij je gemeente?
Sinds de Omgevingswet loopt de behandeling anders. Wat dat betekent voor organisatoren die hun dossier digitaal en herbruikbaar willen aanleveren.
Praktijkvoorbeeld
Wie doet wat bij een buurtfeest, van de aanvraag tot de evaluatie achteraf?
Een geschetst straatfeest met tweehonderd bezoekers: wie wat doet, welke bijlagen meegaan en hoe de evaluatie de volgende editie scheelt.
Vergelijking
Kun je een evenement blijven regelen met een gedeelde map en een appgroep?
Vier manieren om je evenement te organiseren, met hun grenzen bij versies, overdracht, meelezende vrijwilligers en de gemeente.
Stap 09, contact
Vertel wat je organiseert, dan laten we het dossier zien
Een demo van Eventdossier duurt ongeveer een half uur en gaat over jouw evenement, niet over een verzonnen festival. Stuur ons de omvang, de locatie en de datum, dan zetten we alvast een terrein klaar met de zones die jij noemt.
Zit je midden in een aanvraag en loop je vast op een bijlage of een plattegrond? Zet dat er dan bij. We kijken graag mee, ook als je daarna besluit dat een gedeelde map voor jouw feest volstaat.
- Je krijgt antwoord van een mens, binnen twee werkdagen.
- We bellen niet ongevraagd en geven je gegevens aan niemand door.
- Liever meteen mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com.